Las oficinas virtuales pueden definirse como lugares virtuales e intangibles en los que se llevan a cabo tareas de negocios. La principal diferencia entre una oficina física y una virtual es que en el caso de las oficinas virtuales se puede ofrecer productos y servicios sin tener que usar medios tradicionales, gracias a lo que se alcanza un grado de eficiencia mayor.
Las principales características que ofrecen los oficinas virtuales son que no se necesita ninguna inversión inicial y que disponen, por lo general, de mobiliario de oficinas, equipos de comunicación, conectividad a Internet, etc. De manera que la inmediatez, el ahorro en coste de mantenimiento y la flexibilidad de contratación hacen de ellas una alternativa muy atractiva especialmente para los emprendedores.
Las oficinas virtuales presentan dos ventajas fundamentales: la reducción del coste de mantenimiento y el hecho de que ofrecen un conjunto integral de prestaciones.
En lo que respecta a los costes de mantenimiento, gracias a las oficinas virtuales se puede conseguir una reducción considerable del coste de mantenimiento. Lo cual es especialmente interesante tanto para la pequeña y mediana empresa como para trabajadores independientes, autónomos y emprendedores.
Y en lo que se refiere al extra de que ofrezcan un conjunto integral de prestaciones que incluyen desde servicios de comunicación, tales como la recepción de llamadas y emails, a áreas comunes como salas de espera o de reuniones.
Además de estas ventajas, las oficinas virtuales permiten aumentar por sí mismas la eficiencia en otros aspectos de la vida ya que posibilitan compaginar más fácilmente el entorno laboral con la vida personal. Por otra parte, la imagen que proyectan las oficinas virtuales es una imagen profesional.
En las oficinas virtuales pueden desarrollarse actividades relacionadas por ejemplo con las áreas administrativas, legales, comerciales, etc., con el objetivo de desarrollar un negocio. No es imprescindible contar con un espacio físico, además al poder funcionar las 24 horas del día, pueden ser más eficientes que los centros de oficinas tradicionales.
Es por ello que las oficinas virtuales se presentan como una clara tendencia para este año en el ámbito de las tecnologías de la información. Este hecho se ve reforzado, además, porque las infraestructuras virtuales que se están desarrollando permitirán que los datos estén más protegidos, al estar almacenados en data centers y no en dispositivos aislados.
Actualmente que vivimos en un momento marcado por la información e innovación tecnológica, el desarrollo de las oficinas virtuales está cobrando especial importancia y su uso va en auge. Hoy día al mundo de los negocios se le presenta la necesidad de hacerse más flexible con el objetivo de alcanzar de forma más eficiente sus metas. Gracias a la tecnología es posible conseguir ambos objetivos.
Internet es en estos momentos una herramienta de trabajo totalmente indispensable prácticamente para todos los sectores de negocio. Aunque como es obvio, su importancia se acentúa más aún en aquéllos sectores de carácter más tecnológico e informativo. En estos momentos, resulta casi impensable que una empresa no tenga su propia página web en la que ofrezca sus productos y que le sirva, también, para mantener una relación más fluida con clientes y proveedores.
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